W każdej organizacji istnieje różnica między tym, jak wyobrażamy sobie wykonywanie pracy, a tym, jak ta praca wygląda naprawdę. W świecie bezpieczeństwa i zarządzania zespołem opisuje się to jako WAI (Work As Imagined) i WAD (Work As Done).

To nie tylko ciekawa teoria – ta różnica ma bezpośredni wpływ na efektywność, bezpieczeństwo i odporność organizacji.

WAI – praca wyobrażona

Praca wyobrażona to świat procedur, regulaminów i instrukcji. To perspektywa kadry zarządzającej, która planuje, jak zadania powinny wyglądać w idealnych warunkach.

WAI jest potrzebne – daje ramy, standardy i punkt odniesienia. Ale samo w sobie nie opisuje realnej pracy.

WAD – praca wykonywana

Praca wykonywana to to, co dzieje się na co dzień: pod presją czasu, przy brakach kadrowych, w złożonych sytuacjach, które nie są opisane w żadnej instrukcji.

Operatorzy, pielęgniarki, kontrolerzy ruchu lotniczego, programiści – wszyscy muszą szukać rozwiązań, które pozwolą osiągnąć cel mimo ograniczeń. Czasem oznacza to świadome optymalizacje i obejścia procedur.

Dlaczego ta różnica jest tak istotna?

Problem zaczyna się wtedy, gdy menedżerowie wierzą, że praca wykonywana zawsze wygląda tak, jak zapisano w procedurach. Wtedy nie widzą:

• jakie przeszkody naprawdę utrudniają działanie,

• gdzie zespół improwizuje i dlaczego,

• jakie obejścia są stosowane, aby system w ogóle działał.

Kultura sprawiedliwego traktowania (Just Culture) i bezpieczeństwo psychologiczne

Aby zrozumieć różnicę między WAI i WAD, nie wystarczy obserwować ludzi. Trzeba stworzyć kulturę, w której pracownicy nie boją się mówić prawdy o tym, jak naprawdę wykonują swoje zadania.

• Kultura sprawiedliwego traktowania oznacza, że ludzie mogą raportować odstępstwa i błędy bez obawy przed karą, jeśli działali w dobrej wierze.

• Bezpieczeństwo psychologiczne sprawia, że operatorzy czują się bezpiecznie, mówiąc: „Tutaj procedura nie działa, musieliśmy to zrobić inaczej” albo „W tym punkcie zawsze stosujemy obejście, bo inaczej nie damy rady”.

Bez tego szczerość nie jest możliwa – a menedżerowie pozostają w świecie WAI, nie mając dostępu do wiedzy o WAD.

Jak łączyć WAI i WAD w praktyce zarządzania zespołem?

• Rozmawiaj z ludźmi z ostrego końca – pytaj, jak naprawdę wygląda praca, i słuchaj ich doświadczeń.

• Doceniaj innowacje i obejścia – wiele z nich to cenne sposoby optymalizacji, które można włączyć do procedur.

• Buduj kulturę raportowania – nagradzaj otwartość, zamiast karać za odstępstwa.

• Weryfikuj procedury – dostosowuj WAI do rzeczywistości WAD, zamiast oczekiwać odwrotnego dopasowania.

Podsumowanie

Różnica między praca wyobrażoną (WAI) a pracą wykonywaną (WAD) istnieje w każdej organizacji. Ale tylko tam, gdzie panuje kultura sprawiedliwego traktowania i bezpieczeństwo psychologiczne, menedżerowie mogą naprawdę dowiedzieć się, jak wygląda rzeczywistość.

Dzięki temu organizacja staje się odporna, ucząca się i skuteczna, bo potrafi łączyć teorię z praktyką, a wyobrażenia z doświadczeniami ludzi, którzy każdego dnia „trzymają system przy życiu”.